Executive Assistant (Barselsvikariat - 20 timer ugentlig)

Er du en organiseret og struktureret person, der trives med at have mange opgaver i spil samtidig?
DISA søger en Executive Assistant til et barselsvikariat på 20 timer ugentligt, hvor du får mulighed for at støtte 5 ledere i deres daglige arbejde. Er du en problemknuser, der evner at få tingene til at falde på plads, og har du erfaring med at skabe et godt førstehåndsindtryk? Så er det måske dig, vi leder efter!

Om jobbet

Som Executive Assistant vil du være en central figur i ledelsesteamet, og din arbejdsdag vil spænde bredt – fra kalenderstyring og mødekoordination til praktisk rejseplanlægning og ad hoc-opgaver. Du vil være den første kontaktperson for både interne og eksterne interessenter, og din evne til at prioritere og organisere vil være afgørende for jobbet.

Din dagligdag kan inkludere følgende opgaver:

• Kalender- og mødeplanlægning – koordinering af møder med både interne og eksterne parter.
• Rejseplanlægning for det executive team, herunder booking af fly, hotel og transport.
• Organisering af bestyrelsesmøder og ledelsesmøder, herunder forberedelse af agenda og materialer.
• Præsentationer og noter – udarbejdelse af præsentationer og tage noter ved møder.
• Ad hoc-opgaver – alt fra at booke blomster til et jubilæum, til at godkende timer og håndtere facilitetsrelaterede opgaver på kontoret.

Du vil få en varieret arbejdsdag, hvor du skal gribe boldene og få tingene til at ske, samtidig med at du holder styr på alle detaljer.

Kvalifikationer og kompetencer

Vi ser gerne, at du har:

• En relevant uddannelsesbaggrund eller erfaring fra en lignende rolle.
• Erfaring med kalenderstyring, mødekoordination og rejseplanlægning.
• Et højt fagligt niveau i både dansk og engelsk – både skriftligt og mundtligt.
• Stærke IT-kompetencer og erfaring med MS Office-pakken.
• Evnen til at holde hovedet koldt i travle perioder og prioritere opgaver effektivt.

Praktiske oplysninger

• Vikariat: Barselsvikariat på 20 timer ugentligt frem til slut oktober, 2025
• Opstart: Hurtigst muligt, gerne med mulighed for en mindre oplæringsperiode inden den faste medarbejder går på barsel.
• Arbejdssted: Højager 8, 2630 Taastrup